Estandarizar operaciones en restaurantes: mejores prácticas y automatización con Andy

septiembre 22, 2024

Hoy te trasladamos a una fábrica de muñecas.

Si, lo que lees.

Estás frente a una línea de producción. A medida que las muñecas van pasando, una mujer con una voz dulce graba el mensaje «I love you, mommy» para cada muñeca. La mujer hace el trabajo a la perfección.

Suena una sirena, la mujer abandona su puesto de trabajo, y el siguiente operario empieza su turno.

Esta vez, se trata de un hombre de gran “envergadura”, con una voz grave que repite la misma frase, pero esta vez, en un tono completamente distinto.

El hombre hace su trabajo a la perfección también, pero ¿cuál va a ser el resultado?

Un producto final inconsistente, una gran decepción para los padres que compran la muñeca, y posiblemente ¡un buen susto para el niño o niña que se pone a jugar con ella por primera vez!

Lo mismo puede sucederle a tu negocio food service.

Estandarizar operaciones en restaurantes, o en caterings, comedores para colectividades, hoteles, supermercados, obradores, etc… es la clave de la experiencia consistente del cliente no solo afecta a la experiencia del cliente, sino también a la reputación y rentabilidad del negocio.

Te explicamos el por qué y el como en esta completa guía de Andy.

¿Qué se entiende por «estandarizar operaciones en negocios food service»?

La estandarización en el sector de la restauración es el proceso de definir y documentar de manera clara y concisa los procedimientos y criterios que deben seguirse en todas las etapas de la preparación y servicio de alimentos.

Desde la selección de los ingredientes hasta las temperaturas que deben aplicarse, los métodos que deben seguirse para evitar la contaminación cruzada, y la presentación final del plato, cada paso debe estar perfectamente definido y ser reproducible en cualquier momento y por cualquier miembro del equipo, en cualquiera de los establecimientos que componen tu cadena.

Pedro Sánchez, economista de profesión, con más de 35 años dedicados a asesorar al Sector de la HOSTELERÍA en áreas como franquicias y cadenas de Restauración, aperturas de negocios, formación de equipos, gestión, y mucho más, ¡dedica no uno, sino, DOS episodios de los AndyTalks precisamente al tema de cómo estandarizar operaciones en restaurantes!

¿Por qué es importante estandarizar operaciones en restaurantes?

La estandarización no es solo un conjunto de reglas; es la base para construir un negocio de restauración exitoso y sostenible.

Al establecer procedimientos claros y concisos, se obtienen los siguientes beneficios:

Calidad consistente: Los clientes esperan una experiencia gastronómica uniforme en cada visita. La estandarización garantiza que cada plato sea una réplica fiel del original, independientemente de quién lo prepare.
Eficiencia: Los procesos optimizados reducen el tiempo de preparación, minimizan el desperdicio y aumentan la productividad del equipo.
Seguridad alimentaria: Al seguir procedimientos estandarizados, se reducen los riesgos de contaminación y se garantiza la seguridad de los alimentos.
Capacitación efectiva: Los nuevos empleados pueden aprender los procesos rápidamente y con mayor facilidad, reduciendo el tiempo de adaptación.
Cumplimiento normativo: La estandarización asegura el cumplimiento de las normas sanitarias y de calidad, lo que puede evitar multas y sanciones.
Mejora continua: Al tener documentados los procesos, es más fácil identificar áreas de mejora y realizar ajustes para optimizar el funcionamiento de la cocina.
Mayor control de costos: Al optimizar los procesos y reducir el desperdicio, se pueden reducir los costos de operación.
Mejor gestión del inventario: Un sistema de inventario bien gestionado permite evitar faltantes y reducir los costos de almacenamiento.
Mayor satisfacción del cliente: La consistencia en la calidad y el servicio aumenta la fidelidad de los clientes.

¿Qué tipo de negocios necesitan estandarizar sus operaciones?

¡Todos!

La estandarización no es un lujo reservado para las grandes cadenas de restaurantes. De hecho, es una herramienta fundamental para cualquier negocio de restauración, sin importar su tamaño o tipo de cocina. Desde los pequeños cafés hasta los restaurantes gourmet, todos pueden beneficiarse de la implementación de procedimientos claros y consistentes.

¿Por qué es crucial estandarizar operaciones en restaurantes desde el principio?

Crecimiento escalable: Al establecer procedimientos claros desde el inicio, se crea una base sólida para un crecimiento futuro. Cuando un negocio comienza a expandirse, la estandarización facilita la apertura de nuevos locales y la capacitación de nuevos empleados.
Mayor eficiencia: Los procesos optimizados reducen el tiempo de preparación, minimizan el desperdicio y aumentan la productividad del equipo.
Mejor control de calidad: La estandarización garantiza que cada plato se prepare de la misma manera, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y en una mejor reputación.
Facilidad de capacitación: Los nuevos empleados pueden aprender los procesos rápidamente y con mayor facilidad, reduciendo el tiempo de adaptación.
Reducción de costos: Al optimizar los procesos y reducir el desperdicio, se pueden reducir los costos de operación.
Mayor rentabilidad: La combinación de una mayor eficiencia, calidad y satisfacción del cliente se traduce en una mayor rentabilidad a largo plazo.

¿Qué operaciones pueden y deben estandarizarse en la cocina de un negocio food service?

Compartimos a continuación las principales operaciones que pueden y deben estandarizarse para asegurar cocinas eficientes y seguras:

Preparación de Alimentos

Recepción de Ingredientes: Establecer protocolos claros para verificar la calidad y cantidad de los ingredientes al recibirlos. Esto incluye la revisión de fechas de caducidad, condiciones de transporte y almacenamiento, asegurando que solo se acepten productos que cumplan con los estándares establecidos.
Almacenamiento: Definir las condiciones óptimas de almacenamiento para cada tipo de alimento, especificando temperaturas, niveles de humedad y métodos de organización (FIFO – First In, First Out). Esto garantiza la frescura de los ingredientes y reduce el desperdicio.
Preparación Previa: Establecer procedimientos estandarizados para cortar, picar, limpiar y sanitizar los alimentos, lo que asegura la uniformidad en la presentación y el sabor de los platos.

Gestión del APPCC

Implementación de un Sistema APPCC: Establecer un programa de APPCC que identifique los peligros biológicos, químicos y físicos en cada etapa de la preparación de alimentos. Este sistema debe incluir la documentación de procedimientos, capacitación del personal y establecimiento de medidas correctivas.
Monitoreo y Registro: Definir métodos para el monitoreo constante de los puntos críticos, como temperaturas de cocción y almacenamiento. Llevar un registro detallado de estos datos es vital para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad alimentaria.
Auditorías Internas: Programar auditorías periódicas para evaluar la efectividad del sistema APPCC, asegurando que se sigan los protocolos establecidos y realizando ajustes cuando sea necesario.

Cocción

Tiempos y Temperaturas: Definir tiempos y temperaturas precisos para cada método de cocción y tipo de alimento. Esto es esencial para garantizar que los alimentos se cocinen adecuadamente y se eliminen los patógenos dañinos.
Técnicas de Cocción: Establecer las técnicas de cocción adecuadas para cada plato (salteado, braseado, asado, etc.), asegurando que se mantengan las características organolépticas y nutricionales de los alimentos.
Sondeo de Temperatura: Implementar un sistema para el sondeo de temperatura, estableciendo los puntos de cocción seguros para diferentes carnes y aves, lo que ayuda a prevenir enfermedades alimentarias.

Porciones

Tamaño Estándar: Definir el tamaño de las porciones para cada plato, lo que no solo facilita el control de costos, sino que también asegura que los clientes reciban una experiencia consistente.
Presentación: Establecer los criterios de presentación para cada plato, incluyendo decoración, disposición de los alimentos y acompañamientos, lo que contribuye a una experiencia gastronómica memorable.

Almacenamiento de alimentos cocidos

Enfriamiento Rápido: Establecer procedimientos para enfriar rápidamente los alimentos cocidos, garantizando que se evite el crecimiento de bacterias en la fase de enfriamiento.
Calentamiento: Definir los métodos de calentamiento adecuados para los alimentos, asegurando que se mantengan las propiedades organolépticas y se eviten las pérdidas de calidad.

Limpieza y sanitización

Limpieza de Equipos: Implementar un programa de limpieza y desinfección estandarizado para todos los equipos de cocina, garantizando que se mantengan condiciones higiénicas en todo momento.
Higiene Personal: Definir procedimientos de higiene personal para el personal de cocina, incluyendo lavado de manos, uso de guantes y uniformes adecuados, lo que minimiza la contaminación cruzada.

Etiquetado de caducidades

Identificación clara: Implementar un sistema de etiquetado estandarizado para todos los ingredientes y alimentos preparados. Las etiquetas deben incluir la fecha de recepción, caducidad y cualquier otra información relevante, como lotes o fechas de consumo preferente.
Rotación eficiente: Utilizar la metodología FIFO (First In, First Out) para garantizar que los alimentos más antiguos se usen primero. Esto ayuda a prevenir el desperdicio y reduce el riesgo de utilizar ingredientes en mal estado.
Control riguroso: Programar revisiones periódicas de los productos almacenados para asegurar que se estén respetando las fechas de caducidad y realizar descartes de forma adecuada.

Mantenimiento Preventivo

Programa de mantenimiento: Establecer un calendario regular de mantenimiento preventivo para todo el equipo de cocina, incluyendo refrigeradores, hornos, fogones y equipos de corte. Un mantenimiento constante asegura que los equipos funcionen correctamente, minimizando tiempos de inactividad y riesgos de fallos.
Registros detallados: Llevar un registro de todas las actividades de mantenimiento realizadas, lo que permitirá identificar patrones de desgaste y prevenir problemas recurrentes.
Capacitación del personal: Asegurar que el personal esté capacitado para identificar signos de desgaste o mal funcionamiento de los equipos, fomentando una intervención temprana antes de que los problemas afecten la operación diaria.

Gestión de alertas e incidencias

Sistema de Notificación: Implementar un sistema para reportar y gestionar alertas e incidencias en tiempo real. El personal debe poder comunicar cualquier anomalía (fallos de equipos, problemas de calidad o higiene) de forma rápida y eficiente.
Resolución rápida: Establecer procedimientos claros para la investigación y resolución de las incidencias, con tiempos de respuesta específicos según la gravedad de la situación.
Revisión y mejora continua: Revisar periódicamente las incidencias reportadas para identificar áreas recurrentes de mejora. A partir de esto, ajustar los protocolos operativos y de seguridad para prevenir futuros problemas.

Control de calidad

Inspección visual: Establecer criterios para la inspección visual de los alimentos, asegurando que se cumplan los estándares de frescura, color y apariencia.
Pruebas de sabor: Definir los estándares de sabor para cada plato, incluyendo la creación de un panel de cata que permita evaluar la consistencia en la calidad.

Cómo crear manuales de procedimientos para estandarizar operaciones en restaurantes

Los manuales de procedimientos son una herramienta esencial para garantizar la consistencia, eficiencia y seguridad en las operaciones de una cocina.

A través de ellos, es posible estandarizar operaciones en restaurantes, asegurar que el personal siga las mejores prácticas y minimizar errores en las tareas diarias.

Además, un buen manual proporciona una referencia clara y accesible para la capacitación de nuevos empleados y el seguimiento de los estándares de calidad.

A continuación, te explicamos cómo crear manuales de procedimientos efectivos para cualquier cocina profesional:

Identificar los procesos clave

El primer paso en la creación de un manual de procedimientos es definir claramente las tareas que deben ser estandarizadas.

Crear una lista exhaustiva de todas las tareas que se realizan en la cocina, desde la recepción de ingredientes hasta la limpieza del equipo. Esto asegura que no se pase por alto ninguna operación importante. Los detalles compartidos en las secciones anteriores pueden ayudarte.
Priorizar los procesos más críticos para la calidad y seguridad de los alimentos. En este paso, es fundamental identificar cuáles son los procedimientos que impactan directamente en la experiencia del cliente, la seguridad alimentaria y la eficiencia operativa, como la cocción de alimentos, almacenamiento y sanitización.

Desglosar cada proceso en pasos detallados

Una vez identificados los procesos clave, es importante descomponer cada uno en pasos detallados y claros.

Utilizar un lenguaje claro y conciso que sea fácil de entender para todo el personal, sin importar su nivel de experiencia.
Incluir diagramas de flujo o imágenes para facilitar la comprensión visual de los procesos, especialmente en procedimientos complejos o críticos.

Ejemplos de procedimientos con detalles visuales:

Una receta estándar con fotos de cada paso para guiar al personal en la preparación de un plato específico.
El procedimiento de limpieza y sanitización de equipos críticos, como una parrilla o freidora, con imágenes que indiquen el uso correcto de productos de limpieza.
Una lista de verificación para la preparación de la mise en place, donde se incluyan los ingredientes, utensilios y equipos necesarios, así como el orden en que deben disponerse.

Establecer estándares de calidad

Cada procedimiento debe ir acompañado de indicadores que permitan evaluar la calidad del proceso y del resultado final.

Definir los criterios para evaluar el resultado de cada tarea. Esto incluye establecer parámetros objetivos, como el punto de cocción, la presentación de los platos o los niveles de higiene esperados.
Utilizar indicadores claros y medibles, como temperaturas mínimas de cocción, tiempos de preparación y márgenes de tolerancia en el uso de ingredientes, para asegurar que los alimentos sean seguros y cumplan con los estándares de la cocina.

Organizar la información

La presentación del manual es clave para asegurar que sea fácil de usar y de entender.

Crear un índice claro y conciso que permita al personal encontrar rápidamente el procedimiento que necesita consultar. Agrupar los procedimientos por categorías (por ejemplo, preparación de alimentos, cocción, limpieza) facilita la navegación.
Utilizar un formato visualmente accesible, con tipografías legibles, secciones bien diferenciadas y gráficos cuando sea necesario. Los cuadros, listas y resaltados ayudan a destacar puntos importantes y agilizan la comprensión.

Revisar y actualizar

Los manuales de procedimientos no deben ser estáticos, ya que la cocina es un entorno dinámico donde las técnicas, equipos y normativas pueden cambiar.

Establecer un proceso formal para la revisión y actualización periódica de los manuales. Es recomendable que este proceso se realice al menos una vez al año o cada vez que se incorpore nueva tecnología, se cambien ingredientes o se actualicen normativas de seguridad alimentaria.
Recabar retroalimentación del personal de cocina sobre la claridad y utilidad de los manuales. Esto permitirá hacer ajustes en caso de que algún procedimiento no esté siendo seguido correctamente o sea confuso.

Encuestas a clientes: Obtener feedback sobre la calidad y consistencia de los platos.
Auditorías de cocina: Verificar el cumplimiento de los procedimientos estándar.

Estandarizar operaciones en restaurantes con Andy

Andy, la plataforma líder en digitalización de procesos operativos y de seguridad alimentaria en cocinas profesionales, está transformando la forma en que miles de restaurantes operan en todo el mundo, y sobre todo la manera cómo se puede estandarizar operaciones en restaurantes.

Puedes ver ejemplos de cómo negocios food service de todo el mundo y de todo tipo digitalizan
la estandarización de procesos en sus cocinas con Andy aqui.

Gestión del APPCC

Creación de planes APPCC digitales: Andy permite crear y gestionar planes APPCC de manera intuitiva, identificando los PCC, estableciendo límites críticos y diseñando sistemas de vigilancia.
Registro de temperaturas: Automatiza el registro de temperaturas de equipos y alimentos, generando alertas en caso de desviaciones.
Gestión de proveedores: Centraliza la información de proveedores y sus certificaciones, asegurando el cumplimiento de los requisitos de calidad y seguridad.

Checklists operacionales

Personalización de checklists: Crea checklists específicos para cada tarea, desde la preparación de un plato hasta la limpieza de un equipo.
Asignación de tareas: Asigna checklists a diferentes usuarios y equipos, garantizando que se realicen todas las tareas.
Seguimiento en tiempo real: Monitorea el avance de las tareas y recibe notificaciones de incumplimientos.

Gestión de limpieza e higiene

Programas de limpieza: Crea programas de limpieza detallados, incluyendo frecuencias, productos a utilizar y áreas a limpiar.
Control de inventario de productos de limpieza: Gestiona el stock de productos de limpieza y recibe alertas cuando sea necesario reabastecer.
Registro de actividades de limpieza: Documenta todas las actividades de limpieza y desinfección.

Gestión de alertas e incidencias

Notificaciones automáticas: Recibir alertas en tiempo real sobre desviaciones en los procesos, incumplimientos de los checklists o problemas con equipos.
Escalamiento de incidencias: Establecer flujos de trabajo para la resolución de incidencias, asignando responsabilidades y estableciendo plazos.
Análisis de causas raíz: Identificar las causas raíz de las incidencias para implementar medidas correctivas.

Gestión del mantenimiento preventivo

Calendarización de tareas: Crear un calendario de mantenimiento preventivo para equipos y maquinaria.
Registro de actividades: Documentar todas las tareas de mantenimiento realizadas.
Gestión de repuestos: Controlar el inventario de repuestos y solicitar pedidos cuando sea necesario.

Auditorías

Creación de plantillas de auditoría: Diseñar plantillas de auditoría personalizadas para evaluar el cumplimiento de los estándares de calidad y seguridad.
Automatización de informes: Generar informes detallados de las auditorías, identificando áreas de mejora.

Comunicaciones

Mensajería interna: Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo a través de un chat interno.
Publicación de noticias y anuncios: Difundir información relevante a todo el equipo de manera rápida y eficiente.

Biblioteca

Almacenamiento de documentos: Centralizar toda la documentación relacionada con la gestión de la calidad y la seguridad alimentaria.
Videos de formación: Crear y almacenar videos de formación para los empleados.
Base de conocimiento: Construir una base de conocimiento con preguntas frecuentes y respuestas.

Beneficios adicionales de estandarizar operaciones en restaurantes con Andy

Mayor eficiencia: Automatización de tareas repetitivas y reducción de errores.
Mejora de la calidad: Garantía de la consistencia en los procesos y productos.
Mayor seguridad alimentaria: Cumplimiento de las normas y regulaciones sanitarias.
Toma de decisiones basada en datos: Análisis de datos para identificar áreas de mejora.
Comunicación más efectiva: Facilita la comunicación entre los miembros del equipo.

Centralización de operaciones en un único panel de control

Al centralizar todas las operaciones en un único panel de control, Andy permite a los gerentes y administradores tener una visión completa y actualizada de todas las actividades del establecimiento, desde la cocina hasta el servicio al cliente.

Beneficios de un panel de control centralizado:

Visibilidad en tiempo real: Monitorear en tiempo real el estado de las operaciones, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las alertas.
Toma de decisiones informada: Acceder a datos precisos y actualizados para tomar decisiones estratégicas.
Mejora de la eficiencia: Optimizar los procesos y detectar cuellos de botella.
Mayor control: Tener una visión global de todas las operaciones del restaurante.
Facilidad de uso: Acceder a toda la información necesaria desde un único punto.
Dashboard personalizable: Crear dashboards personalizados para visualizar los datos más relevantes para cada usuario.
Informes y análisis: Generar informes detallados sobre el rendimiento del negocio, las ventas, los costos y otros indicadores clave.
Alertas y notificaciones: Recibir alertas en tiempo real sobre eventos importantes, como problemas de inventario, incumplimientos de los estándares de calidad o fallos en los equipos.

¿Recuerdas la fábrica de muñecas que mencionábamos al principio?

El cambio de operario y de voz en la muñeca implicaba una voz diferente en el producto, e indudablemente, clientes muy descontentos, reputación dañada, y pérdidas económicas graves.

En un restaurante, o en un negocio foodservice, del tipo que sea, la falta de estandarización puede traducirse en errores, retrasos, pérdidas de tiempo y de dinero, muchos dolores de cabeza, y un malestar general en todo un equipo que se mueve sin una visión y un control global.

Con Andy, todo eso cambia.

Estandarizar operaciones en restaurantes con Andy es la manera más inteligente de garantizar la calidad, aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia del cliente. Con Andy, tienes a tu disposición todas las herramientas necesarias para lograr una gestión óptima de tu negocio.

¡No esperes más para descubrir cómo Andy puede transformar tu cocina!»

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