Software für Lebensmittelsicherheit: Einkaufsleitfaden

Die Lebensmittelsicherheit in einem Unternehmen mit Dutzenden, Hunderten oder sogar Tausenden Standorten zu verwalten, erfordert weit mehr als die Digitalisierung von Formularen.

Eine leistungsfähige Software für das Lebensmittelsicherheitsmanagement muss Menschen, Prozesse und Daten miteinander verbinden. Nur so können Teams Risiken vorbeugen, auf Vorfälle reagieren und einheitliche Standards im gesamten Unternehmen umsetzen.

Die Entscheidung sollte nicht allein der IT-Abteilung überlassen werden. Qualitätsmanagement, Betrieb, Lebensmittelsicherheit, Einkauf und die operativen Teams müssen beurteilen, ob die Lösung unter realen Bedingungen funktioniert: während einer besonders arbeitsreichen Schicht, bei einem unangekündigten Audit oder wenn dieselbe Abweichung gleichzeitig an mehreren Standorten auftritt.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, welche Funktionen eine unternehmensweite Software für das Lebensmittelsicherheitsmanagement bieten sollte, welche Fragen Sie den Anbietern stellen müssen und woran Sie erkennen, ob eine Plattform mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

 

Software für Lebensmittelsicherheit: Einkaufsleitfaden

 

1. Beginnen Sie mit den betrieblichen Problemen, nicht mit der Funktionsliste

Bevor Demonstrationen angefordert werden, muss das Unternehmen definieren, was verbessert werden soll. Der Kauf einer Software ohne diese Analyse führt häufig zu einer beeindruckenden Sammlung von Funktionen, die niemand verwendet. Der klassische Sieg der Technologie über den gesunden Menschenverstand.

Zu den ersten Fragen sollten gehören:

• Welche Kontrollen werden noch auf Papier oder in Tabellen durchgeführt?
• Wie viel Zeit verbringen die einzelnen Standorte mit der Dokumentation?
• Wie werden Korrekturmaßnahmen kommuniziert und überwacht?
• Besteht eine zentrale Übersicht über alle Standorte?
• Wie viel Aufwand verursacht die Vorbereitung eines Audits?
• Welche Prozesse führen zu den meisten Fehlern, Verzögerungen oder Abweichungen?
• Kommunizieren die bestehenden Systeme miteinander?

Mit Andy lassen sich Aufgaben, HACCP-Aufzeichnungen, Audits, Vorfälle, Maßnahmenpläne, Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit digitalisieren und miteinander verbinden. Dadurch kann das Unternehmen die Lebensmittelsicherheit als vollständiges Betriebssystem betrachten, statt einzelne Formulare lediglich vom Ordner auf einen Bildschirm zu übertragen.

 

 

2. Prüfen Sie die Fähigkeit zur Standardisierung filialübergreifender Prozesse

Ein digitales Formular zu erstellen, ist relativ einfach. Die eigentliche Herausforderung für große Unternehmen besteht darin, einheitliche Standards an Hunderten Standorten umzusetzen, ohne die notwendige Flexibilität einzelner Märkte, Marken oder Betriebsmodelle einzuschränken.

Die Software sollte folgende Möglichkeiten bieten:

• Prozesse und Vorlagen zentral erstellen.
• Aktualisierungen kontrolliert verteilen.
• Aufgaben nach Standort, Land oder Geschäftsbereich anpassen.
• Unterschiedliche Berechtigungen und Verantwortlichkeiten verwalten.
• Eine vollständige Änderungshistorie speichern.
• Lokale und unternehmensweite Ergebnisse anzeigen.

Mit dem standortübergreifenden Dashboard von Andy können Verantwortliche die Prozesse verschiedener Betriebe über eine einzige Plattform verwalten und erkennen, welche Standorte zusätzliche Unterstützung benötigen. Die Zentrale erhält mehr Kontrolle, während die Teams klare, an ihre Abläufe angepasste Anweisungen bekommen.

 

3. Prüfen Sie, was nach der Erkennung einer Abweichung geschieht

Eine digitale Aufzeichnung bestätigt, dass eine Aufgabe erledigt wurde. Eine echte Software für das Lebensmittelsicherheitsmanagement muss dem Unternehmen auch dabei helfen, angemessen zu reagieren, wenn ein Ergebnis außerhalb der festgelegten Grenzwerte liegt.

Das HACCP-System des Codex Alimentarius basiert auf der Ermittlung von Gefahren, der Festlegung von Kontrollen und der Durchführung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen. Die ausgewählte Lösung sollte daher konkrete Reaktionen auslösen, Verantwortliche zuweisen und die Nachweise jeder Maßnahme speichern.

Mit Andy kann ein Vorfall automatisch Folgendes auslösen:

• Eine Benachrichtigung an die zuständige Person.
• Anweisungen zur Durchführung der Korrekturmaßnahme.
• Die Anforderung von Fotos oder anderen Nachweisen.
• Eine Frist für die Behebung.
• Die Überwachung und den Abschluss des Vorfalls.
• Eine spätere Analyse wiederkehrender Probleme.

Die Verbindung von Erkennung, Maßnahme und Überprüfung verhindert, dass Abweichungen in einem Bericht verschwinden, den jemand prüfen wird, „sobald er einen Moment Zeit hat“ – einer bemerkenswert dehnbaren Zeiteinheit in Unternehmen.

 

4. Bewerten Sie Rückverfolgbarkeit und Qualität der Nachweise

Informationen müssen leicht auffindbar, verständlich und überprüfbar sein. Dies ist bei Audits, internen Untersuchungen, Produktrücknahmen sowie bei Anfragen von Kunden oder Behörden von entscheidender Bedeutung.

Die Norm ISO 22000 legt Anforderungen an Managementsysteme für Lebensmittelsicherheit fest. Dazu gehören Kommunikation, Systemmanagement, Gefahrenkontrolle und dokumentierte Informationen.

Beim Vergleich verschiedener Anbieter sollte geprüft werden, ob die Software Folgendes dokumentiert:

• Wer eine Kontrolle durchgeführt hat und wann.
• Welche Version der Verfahrensanweisung zu diesem Zeitpunkt gültig war.
• Welches Ergebnis erfasst wurde.
• Welche Nachweise hinzugefügt wurden.
• Welche nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden.
• Wer die Maßnahme geprüft und abgeschlossen hat.

Andy zentralisiert diese Informationen und erleichtert ihre Bereitstellung während eines Audits. Die Lösungen für Rückverfolgbarkeit und Kennzeichnung helfen außerdem dabei, Produkte, Chargen, Daten und Bewegungen miteinander zu verknüpfen, ohne auf verstreute Aufzeichnungen angewiesen zu sein.

 

5. Stellen Sie die Erfahrung der Anwenderteams in den Mittelpunkt

Eine Plattform kann technisch einwandfrei sein und trotzdem scheitern, weil sie zu viele Schritte, ständige Schulungen oder die Geduld eines mittelalterlichen Mönchs erfordert.

An der Softwareprüfung sollten Mitarbeitende mit unterschiedlichen Aufgaben und digitaler Erfahrung teilnehmen. Beobachten Sie, ob sie Aufgaben schnell erledigen, Temperaturen erfassen, Anweisungen aufrufen und Vorfälle melden können.

Andy wurde für die Integration in den betrieblichen Alltag entwickelt und bietet einfache, geführte Abläufe. Die Teams erhalten die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Gleichzeitig kann das Unternehmen Schulungsunterlagen, Verfahrensanweisungen und Dokumente in einer zentralen Library bereitstellen.

Darüber hinaus sollten folgende Aspekte bewertet werden:

• Funktionsfähigkeit auf unterschiedlichen Geräten.
• Verfügbarkeit in den benötigten Sprachen.
• Einfache Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
• Verständlichkeit von Warnmeldungen und Anweisungen.
• Der tatsächlich benötigte Zeitaufwand für jeden Prozess.

 

6. Analysieren Sie Integrationen, Sensoren und Skalierbarkeit

Die ausgewählte Plattform muss sich in die technologische Infrastruktur des Unternehmens einfügen. Käufer sollten nach APIs, Identifikationssystemen, Etikettiergeräten, Sensoren, Datenexporten und Business-Intelligence-Lösungen fragen.

Andy verbindet das operative Management mit Lösungen wie automatisierter Kennzeichnung und sensorbasierter Überwachung. Das Unternehmen kann damit die von den Teams durchgeführten Kontrollen mit automatisch erfassten Daten kombinieren, manuelle Aufgaben reduzieren und die Übersicht über Geräte und kritische Bedingungen verbessern.

Auch die zukünftige Entwicklung muss berücksichtigt werden. Eine geeignete Lösung sollte neue Standorte, Prozesse, Marken und Länder aufnehmen können, ohne dass die gesamte Konfiguration neu aufgebaut werden muss.

 

7. Diese Fragen sollten Sie während einer Demonstration stellen

Stellen Sie dem Anbieter vor der Kaufentscheidung konkrete betriebliche Szenarien vor:

• Wie wird ein neues Verfahren an 500 Standorten eingeführt?
• Was geschieht, wenn ein Kontrollwert den festgelegten Grenzwert überschreitet?
• Lassen sich wiederkehrende Vorfälle nach Standort, Prozess oder Region erkennen?
• Wie lange dauert es, die Nachweise für ein Audit bereitzustellen?
• Wie werden regulatorische und verfahrensbezogene Änderungen verwaltet?
• Welche Integrationen stehen zur Verfügung?
• Welche Unterstützung erhalten wir während der Implementierung?
• Wie werden die Daten gespeichert und geschützt?
• Welche Kennzahlen kann die Unternehmensleitung einsehen?

Bitten Sie den Anbieter, diese Szenarien während der Demonstration tatsächlich nachzubilden. Attraktive Benutzeroberflächen sehen gut aus; zu beobachten, wie das System um 8:15 Uhr während des laufenden Betriebs einen Vorfall bearbeitet, ist erheblich aufschlussreicher.

 

Eine Plattform wählen, die Kontrolle in Prävention verwandelt

Die beste Software für das Lebensmittelsicherheitsmanagement ist nicht diejenige mit der längsten Funktionsliste. Entscheidend ist, ob sie den Teams bessere Arbeitsabläufe ermöglicht, der Unternehmensleitung einen Gesamtüberblick verschafft und tägliche Daten in präventive Entscheidungen und Maßnahmen umwandelt.

Andy vereint Kontrollen, Audits, Vorfälle, Rückverfolgbarkeit, Kennzeichnung, Sensoren, Dokumentation und Analysen in einer zentralen Umgebung. Unternehmen können damit Prozesse standardisieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und ein stärker vernetztes, transparentes und skalierbares Lebensmittelsicherheitsmanagement aufbauen.

Möchten Sie sehen, wie Andy in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann?

Fordern Sie eine Demo an und steuern Sie die Lebensmittelsicherheit aller Standorte über eine einzige Plattform.